eMail-Kommunikation

Frage:    Sind Nachrichten per eMail verbindlich?
Ja, eMails entfalten die Wirkung einer rechtlich  bindenden Willenserklärung. Ohne Signatur durch Signaturprogramme sind weder Absendung noch Zugang der eMail beweisbar. Auch die von eMail-Programmen angebotene Empfangsbestätigung beweist rechtlich nichts.

Frage:    Welche Pflichten entstehen durch die eMail-Kommunikation?
-  Erreichbarkeit: Wer seine  eMail-Adresse auf seinen Geschäftsbriefen veröffentlicht, zeigt seine Empfangsbereitschaft. Er muss wenigstens 2 mal pro Arbeitstag eine eMail-Abfrage durchführen. Anderenfalls können Willenserklärungen wirksam  werden, von denen er keine Kenntnis genommen hat und auf die er auch nicht reagieren kann. Die meisten Provider bieten eine Telefax-Weiterleitung an.
-  Aufbewahrungspflicht: Die steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht für eMails beträgt 6 Jahre (siehe Aufbewahrungspflicht).

Frage:    Wie sicher sind eMails?
EMails werden in Datenpaketen versandt, die von technisch versierten Personen  eingesehen werden können. Abhilfe kann durch Verschlüsselungsalgorithmen geschaffen werden.

Frage:    Wie verfahre ich mit geschäftlichen eMail-Adressen meiner Arbeitnehmer?
EMails von Mitarbeitern sind  als private Post zu behandeln (noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung). Wir empfehlen eine Vereinbarung, ob der Arbeitnehmer private eMails empfangen darf und wie im Falle von Urlaub und Krankheit zu verfahren  ist.

Frage:    Wie reagiere ich, wenn der Arbeitnehmer ausscheidet?
Denkbar sind folgende Alternativen:
-   Die eMail-Adresse wird gelöscht. Das ist nur empfehlenswert, wenn dadurch keine Geschäftskontakte verloren gehen.
-  Die eMails werden an den Arbeitgeber oder Nachfolger umgeleitet. Diese Alternative ist  rechtlich höchst problematisch und zu vermeiden.
-  Die eMails werden an den ehemaligen Mitarbeiter umgeleitet. Dadurch können Betriebsgeheimnisse an den ausgeschiedenen Arbeitnehmer gelangen.
-  Es  wird ein Autoresponder geschaltet: Der Absender erhält eine Rück-eMail, dass eine neue eMail-Adresse gültig ist. Diese Alternative wird empfohlen.

Stand: 31.07.2002
© 2002 Dr. Schweckendiek, Pauli Ense

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